Política de formació del PAS

1. Introducció

L'organització d'Administració i Serveis de la Universitat està basada en persones. Les competències, les accions, les decisions, les actituds, les motivacions, etc., d'aquestes persones son claus per al bon funcionament de la gestió de la nostra institució.
Els principis d'una gestió integrada es basen en el fet que una institució, per tal d'aconseguir els objectius i les fites marcades en la seva estratègia i en la seva gestió ha d' aconseguir que estiguin ben conjugats i preparats tant els seus processos de gestió, com les seves infrastructures, com els seus sistemes d'informació i noves tecnologies i també la seva organització humana.
Una institució que està en el camí de la millora de la gestió i en el camí del canvi de l'estil de gestió, ha de fer un èmfasi especial en la preparació i la participació dels seus recursos humans en aquest camí de canvi. Aquest camí requereix un aprenentatge continuat i per tant, la formació ha de comportar, a més de la preparació dels individus, la preparació de l'organització per a ser més efectiva, més flexible, més cohesionada, i més integrada amb els objectius de la institució.

 

En aquest sentit, el Pla de Formació del PAS es vincula amb:

Les noves estratègies de gestió de la universitat
L'acompliment de compromisos amb el PAS
i també, amb:
El màxim aprofitament dels recursos
Les noves tecnologies
L'adaptació de l'organització a noves necessitats
El contracte programa i l'aconseguiment d'objectius
La comunicació
La qualitat

La formació del PAS pivota sobre un eix sustentat per dos aspectes bàsics, les noves estratègies de gestió de la universitat i l'acompliment dels compromisos amb el PAS.
Les noves estratègies de gestió
El Pla Estratègic de Qualitat de la URV fa especial esment, en el seu apartat relatiu a la gestió, a tots aquells aspectes que conformen, avui en dia, el perfil d'una institució moderna, orientada al servei de qualitat als seus usuaris, organitzada, innovadora i amb projecció de futur. Així doncs, conceptes com planificació, eficàcia, eficiència, creativitat, satisfacció, treball en equip, desenvolupament, etc.., defineixen l'estil que la URV vol per a la seva gestió, la qual s'ha de fonamentar en la integració de les diferents activitats que conformen cada programa, mitjançant el disseny de processos transversals a través de les unitats implicades en cadascun d'ells.
Al mateix temps, el Catàleg de llocs de treball del personal d'administració i serveis es fonamenta en uns principis que responen al desig de desenvolupament d'activitats primordials en el present i el futur de la URV.
Així doncs, conceptes com atenció, informació, relació amb l'entorn, orientació, inserció, especialització, tecnificació, rendibilitat o rendiment de comptes defineixen les àrees d'activitat prioritàries en la gestió de la URV.
La formació ha de donar resposta als objectius de l'organització pel que fa al desenvolupament d'aquests conceptes.

L'acompliment de compromisos amb el PAS
La URV sap que una de les parts més importants de la seva organització són els recursos humans, i que la formació, la motivació i el progrés d'aquests, són fonamentals per al desenvolupament de la institució.
Amb la posada en marxa d'un pla de formació per al PAS, la URV es dota d'un instrument de progrés de la seva organització i de les persones que la conformen. Després d'haver-se dotat d'un catàleg de llocs de treball en el que cada lloc s'ha definit en tots els seus aspectes, cal que les persones tinguin a l'abast la possibilitat de progressar com a individus i com a professionals.

A partir d'aquest eix bàsic, la formació s'ha de vincular, entre altres, als aspectes següents:

1. El màxim aprofitament dels recursos, és a dir, aconseguir l'aplicabilitat òptima dels coneixements i les habilitats adquirides.
    
2. Les noves tecnologies, afavorint-ne la seva utilització en el si d'una gestió àgil i puntera.
    
3. L'adaptació de l'organització a noves necessitats, responent amb dinamisme i fins i tot avançant-se al requeriments dels usuaris i de l'entorn.
    
4. El contracte programa i l'assoliment d'objectius, per tal de complir els compromisos adquirits amb el Departament d'Universitats, Recerca i Societat de la Informació.
    
5. La comunicació, com a un dels pilars bàsics de l'organització i fonament d'una gestió integrada i per processos, en el marc d'una institució de forta projecció exterior.
    
6. La qualitat, com a referent que ha d'estar present en l'execució de totes les activitats que conformen la gestió.

2. Objectius de la formació del PAS

1. Garantir que les persones tenen les competències òptimes per desenvolupar les funcions assignades dins de l'organització.

Claus:

- Formació relacionada amb les competències del lloc de treball ocupat.
- Formació programada i obligatòria.

És necessari que les persones que conformen una organització tinguin uns atributs de coneixements, capacitats i habilitats que possibilitin que la tasca que desenvolupen als llocs de treball de l'organització sigui efectiu i de qualitat. Aquest conjunt de coneixements, capacitats i habilitats és el que coneixem com a competències necessàries per el desenvolupament a un lloc de treball. El primer objectiu de la formació es garantir que les persones tenen les competències òptimes per desenvolupar les funcions assignades dins l'organització. Així mateix, i relacionat amb aquest objectiu s'ha de donar resposta a la necessitat d'una acollida i integració ràpida a través d'una formació inicial a les persones que s'incorporen a l'organització de gestió de la universitat, així com aquelles que assoleixen noves responsabilitats com a resultat dels mecanismes de concursos i proveïment de places. De forma habitual, aquesta formació respondrà a una programació establerta que tindrà normalment caràcter obligatori.
2. Permetre que el personal d'administració i serveis adquireixi competències per al seu desenvolupament professional i per a la seva promoció.

Claus:

- Formació relacionada amb noves competències adreçades a afegir valor a la feina de les persones o a assolir noves responsabilitats a través de la promoció.
-Formació opcional, programada o sol·licitada.

En el context d'organització que aprèn i millora, la formació té un segon objectiu que és el de preparar-la, conjuntament amb les persones que la integren, per a la seva progressió. En aquest sentit la formació ha de permetre que el personal d'administració i serveis que així ho desitgi, adquireixi competències més enllà de les estrictament requerides per l'actual lloc de treball. Aquestes noves competències han d'estar adreçades a afegir més valor, o bé a assumir noves responsabilitats en els propis llocs de treball o en futurs llocs de treball. En aquest cas, les accions formatives seran predeterminades o a petició de les persones. Aquestes accions formatives tindran normalment caràcter optatiu, excepte en aquells casos en que estiguin relacionades amb futures accions organitzatives que facin preveure la seva conveniència genèrica.
3. Contribuir al desenvolupament integral de les persones.

Claus:

- Formació destinada a millorar el nivell de coneixements de les persones, relacionada amb l'organització i la pròpia institució.
- Formació opcional, programada o sol·licitada.

Encara és convenient introduir un tercer objectiu de la formació que és el de contribuir al creixement com a individus de las persones que integren l'organització. Es tracta de fomentar el desenvolupament de valors ètics, assegurant actituds i comportaments de treball en equip, de relació i de servei. A través d'aquest objectiu, se n'aconseguirà un altre de superior que és l'enfortiment de l'organització, amb un major sentiment de pertinença i amb un compromís amb la missió que la universitat té vers els seus usuaris i la societat en general.


3. Compromisos respecte la formació del PAS


3.1) de l'equip de govern

a.1 Orientar la formació i organitzar a través de la gerència la detecció de les necessitats formatives i la proposta de trajectes formatius i de programes de formació detallats.
a.2 Assegurar la qualitat de les accions formatives i la seva aplicabilitat.
a.3 Crear una comissió de formació del PAS.
a.4 Assegurar l'avaluació de l'aprofitament de la formació.
a.5 Vetllar per la participació del PAS en les accions de formació.
a.6 Assignar les recursos humans i pressupostaris a les accions formatives.
A través del primer compromís es pretén adequar els programes i les accions de formació als objectius que s'han identificat en l'apartat anterior.
Aquest procés es realitzarà comptant com a element bàsic amb les competències requerides per desenvolupar les funcions segons les fitxes de llocs de treball del Catàleg de Llocs de Treball del PAS. Però aquest no serà l'únic element que servirà per planificar les accions formatives. Especialment per la formació adreçada a l'objectiu de Garantir que les persones tenen les competències òptimes per desenvolupar les funcions assignades dins la organització, seran bàsiques i per tant s'instrumentaran, les aportacions dels responsables acadèmics de gestió, caps de servei, caps de gabinet i en general els responsables d'unitats. Així mateix, s'instrumentaran mecanismes per detectar les necessitats de formació que puguin ser suggerides, a nivell individual, per tots els components del PAS.
Atès que hi ha una sèrie de competències horitzontals d'aplicació global a diversos àmbits de l'organització, la gerència impulsarà la creació de plans de formació transversals i orientats a blocs de competències. Per la constitució d'aquests plans transversals seran bàsiques les directrius de responsables d'àmbits a l'equip de govern, dels responsables de determinades unitats i experts en aquestes competències.
L'objectiu final d'aquest procés serà elaborar dos documents bàsics:

Catàleg d'accions formatives per el PAS de la URV
Programa d'accions formatives per el PAS de la URV

Per altra banda, l'equip de govern es compromet a crear una Comissió de Formació, l'objectiu de la qual serà el de vetllar per la correcta aplicació de la política de formació i del reglament de formació del PAS, a través de l'aprovació, el seguiment i l'avaluació dels programes de formació anuals.

Així mateix, l'equip de govern assegurarà l'avaluació de l'aprofitament de la formació, la qual comprendrà, amb caràcter general:

• Avaluació de l'aprofitament dels participants a les accions formatives.

• Avaluació de la incidència de les accions formatives en la millora dels processos de gestió

• Avaluació dels proveïdors interns i externs en les accions formatives

Pel que fa a la participació del PAS en la formació, l'equip de govern vetllarà perquè aquesta participació sigui efectiva.

Les accions de formació seran obligatòries en el cas que estiguin encaminades a la consecució de la millora de les competències per el desenvolupament per el lloc de treball i sobre tot en el cas que formin part dels trajectes formatius que es determinin per a les persones.
Per una altra part serà necessari que els responsables de les unitats respectin les programacions de formació per les persones de la seva unitat. S'establiran els mecanismes de tal forma que els responsables de les unitats disposin d'informació amb l'antelació suficient respecte a la programació de formació de persones que formen part de la seva unitat. Es proposaran mecanismes per fer possible que en cas d'impossibilitat d'acompliment del programa es puguin proposar substitucions o canvis d'ordre de tal forma que no es perdin places ni recursos en les accions de formació programades.

Finalment, l'equip de govern es compromet a assignar els recursos humans i pressupostaris a les accions formatives.
Dins dels procés d'elaboració dels pressupostos anuals de la URV, s'inclouran les partides assignades a satisfer les accions formatives previstes.
Les partides econòmiques pressupostades hauran de ser coherents amb les programacions anuals de formació i amb les accions opcionals posades a disposició del PAS.
Així mateix, la gestió de la formació del PAS serà competència de la gerència, a través del Servei de Recursos Humans i més específicament, de la Secció de Desenvolupament de l'organització, on s'adscriu el/la tècnic/a de Formació i Avaluació.


3.2) del personal d'administració i serveis

b.1 Col·laborar en la identificació de necessitats formatives.
b.2 Participar en les accions formatives proposades.
b.3 Treure profit de les accions formatives.
b.4 Col·laborar en l'avaluació de l'aprofitament de la formació.
b.5 Utilitzar els aprenentatges adquirits en el desenvolupament de les funcions.

El PAS de la URV, com a primer coneixedor i gestor de les tasques que li són encomanades, ha de col·laborar en la identificació de les seves necessitats formatives, la resolució de les quals li han de permetre desenvolupar-se en el seu lloc de treball amb major eficàcia i eficiència, i per tant, progressar en el seu trajecte professional.
Així mateix, el PAS haurà de participar activament en les accions formatives que li proposi la Comissió de Formació a través del seu projecte formatiu i les successives programacions anuals. La no participació en aquestes activitats, de caràcter obligatori, haurà d'estar degudament justificada. Per altra banda, la participació activa en les accions de formació comporta el compromís de cada participant de treure'n el màxim profit, tant durant la pròpia acció com posteriorment, utilitzant en el lloc de treball els aprenentatges adquirits.
Finalment, els participants en les diferents accions formatives col·laboraran, de forma objectiva i constructiva, en l'avaluació de la pròpia acció, especialment pel que fa als aspectes docents, al seu contingut, a la seva aplicabilitat, etc...


3.3) dels responsables de les unitats

c.1 Col·laborar en la identificació de necessitats formatives.
c.2 Col·laborar en la programació de continguts i en l'organització ( calendari òptim, nombre d'assistents de la unitat, etc.) de les accions formatives amb incidència en les unitats.
c.3 Fomentar la participació en la formació i el seu aprofitament
c.4 Analitzar els resultats de l'avaluació de la formació en relació amb la incidència d'aquesta en les activitats pròpies de la unitat.
c.5 Fomentar en el si de la unitat la posada en pràctica dels coneixements adquirits.

Els responsables de les unitats han de ser, en primera instància, els primers esglaons en el procés de detecció de necessitats formatives de les persones que ocupen els llocs de treball de la unitat corresponent, especialment pel que fa a les necessitats formatives en aspectes específics de l'activitat de la mateixa.
Així mateix, compromesos en la promoció de la formació com a element dinamitzador de la gestió de qualitat, fomentaran la participació dels membres de la seva unitat en les accions formatives proposades, especialment en aquelles que tinguin com a objectiu l'assoliment de coneixements i habilitats per al desenvolupament del lloc de treball. Posteriorment, vetllaran perquè aquests membres puguin desenvolupar els aprenentatges adquirits, de forma que en les tasques que els són assignades s'observi la incidència de la formació rebuda.
Aquesta incidència haurà de ser valorada igualment pels responsables de les unitats, de forma diferida, i d'acord amb els documents d'avaluació que la gerència posarà a la seva disposició.


4. Tipus de Formació

D'acord amb els objectius i els compromisos dels diferents agents involucrats en la política de formació, s'articulen els diferents tipus de formació:
 

OBJECTIU 1	Formació bàsicament programada i obligatòria, orientada a incrementar les competències per desenvolupar funcions en els llocs de treball assignats.   Formació bàsicament programada i obligatòria, orientada a adquirir un coneixement ràpid de competències necessàries per incorporar-se en el lloc de treball assignat (formació d'acollida al lloc de treball).
OBJECTIU 2	3. Formació bàsicament opcional i orientada a l'adquisició de competències addicionals a les del lloc de treball que puguin ser aplicables en el desenvolupament professional.
OBJECTIU 3	4. Formació bàsicament opcional i orientada al desenvolupament integral de les persones.