Històricament els donatius han estat una font important per al desenvolupament i creixement de les biblioteques. Algunes de les grans biblioteques del món tenen el seu origen en grans donacions. Els donatius són, a més a més, una font important per obtenir materials rars i únics, de gran valor bibliogràfic, difícils o fins i tot impossibles d’aconseguir d’una altra forma.

La Universitat Rovira i Virgili compta amb fons importants en algunes matèries gràcies a diverses donacions. No obstant això, atès el caràcter científic d’una biblioteca universitària dedicada a la recerca i a la docència, cal tenir en compte tot un seguit de criteris abans d’acceptar o no un donatiu. Endemés, s’ha de tenir present la importància cada vegada major que per a les biblioteques universitàries tenen els recursos electrònics, així com les facilitats de consulta de llibres i de documents que proporciona el servei de PI/SOD. Ambdós, els recursos electrònics i el servei de PI/SOD en tant que facilitador d’informació, estan molt ben posicionats dintre de l'SBiD de la URV.

Si bé tenir una col·lecció coherent i rica és prioritari, hom no pot oblidar tampoc que cap donatiu no és gratuït, ja que cal preveure els costos de catalogació, d’ubicació, de conservació, de transport, així com de processament tècnic, de restauració i d’altres.

Per a l’acceptació dels donatius és necessari que cada biblioteca de campus o de centre, a partir de la definició de la seva àrea o àrees d’especialització i dels objectius respecte al seu desenvolupament, apliqui una sèrie de premisses:

• DUPLICITAT: Llevat dels casos en què un document hagi de tenir una consulta molt elevada, no és convenient acceptar duplicats, encara que aquests estiguin en suports diferents.

• NIVELL CIENTÍFIC: El contingut dels documents acceptats ha de tenir un nivell d’acord amb els fons d’una biblioteca universitària.

• CONTINGUT: No s’han d’acceptar resums o documents abreujats i cal ser molt estricte en l’acceptació de separates i fullets, per als quals cal tenir en compte si ja estan inclosos en publicacions existents a les biblioteques de la URV. Un factor que pot decidir l’acceptació d’un donatiu pot ser la dificultat que pot representar per als usuaris trobar segons quin tipus de materials que han estat editats fora dels canals habituals de distribució.

• CONTINUïTAT: Si un document forma part d’una sèrie que completa la col·lecció existent al fons de l'SBiD, és convenient acceptar-lo.

• DISPONIBILITAT GEOGRÀFICA: S’ha de valorar si el donatiu es pot trobar en una àrea geogràfica propera.

• ORIGINALS: Els documents que s’acceptin han d’estar editats. No s’han d’admetre textos fotocopiats o similars, a no ser que formin part de llegats, els quals no són objecte d’aquest document ateses les seves característiques legals.

• ESTAT FÍSIC: Tots els documents que s’acceptin han d’estar en un estat físic adequat.

• LLENGUA: La llengua pot ser també un element a tenir en compte en el moment de decidir l’acceptació o no d’un donatiu.

• OBSOLESCÈNCIA: S’han de rebutjar els documents que poden passar a ser obsolets en poc temps. La data de publicació pot servir, en algunes disciplines, per valorar si una obra pot interessar o no.

El personal de l'SBiD ha d’informar als donants dels condicionaments següents:

• La catalogació es durà a terme en el termini en què la biblioteca en la qual es dipositi el donatiu es comprometi per escrit a fer-ho amb els recursos humans i materials de què disposa, sense que el donant pugui imposar el termini en què el donatiu es trobi a disposició dels usuaris.
• Un cop catalogat i processat tècnicament el donatiu es posarà a disposició dels usuaris.
• El donant pot demanar que el seu nom consti a la fitxa del catàleg, fitxa només visible per als catalogadors, i mai pública
• Els donatius no tindran més restricció d’ús que la que decideixi l'SBiD i seran tractats en aquest aspecte com qualsevol altre document.
• L'SBiD es reserva el dret de destruir, donar o vendre documents que, formant part d’un donatiu acceptat però no sol·licitat, no siguin d’interès per a la biblioteca receptora ni per a cap altra biblioteca de l'SBiD. En aquest cas, ho comunicarà prèviament al donant que podrà recuperar-ne la propietat.
• Si no s’acorda el contrari, el transport del material anirà a càrrec del donant.

El personal de l'SBiD ha de donar a conèixer als professors aquest document i cada comissió d’usuaris d’una biblioteca de campus o de centre ha d’acordar els àmbits d’especialització i els objectius de la biblioteca de la manera més concreta possible.

Procediment:

• El/la responsable de la biblioteca receptora ha de fer una relació de tots els documents que es volen donar, així com un informe de pertinença, indicant els recursos humans i materials que es requeriran per posar-los a disposició dels usuaris.
• Les comissions de les biblioteques de campus o de centre han d’acordar si s’accepta o no el donatiu, previ informe del cap de la biblioteca de campus o de centre que estarà informat també per la cap del Servei.
• La decisió última de l’acceptació d’un donatiu és del membre del Consell de Direcció responsable de l’SBiD, previ informe de la Comissió d’Usuaris de l'SBiD de la URV.
• Per a cada donatiu caldrà signar un acord entre la Universitat Rovira i Virgili, representada pel rector, i el donant, en el qual s’explicitin totes les condicions supra esmentades, així com la relació de documents acceptats.

Aprovat pel Consell de Govern el dia 10 de juliol de 2008